Ein gut organisierter Firmenumzug beinhaltet neben dem sicheren Transportieren bestehender Geschäftsausstattung und wichtiger Dokumente auch eine durchdachte Planung. Verschaffen Sie sich mit unserer Checkliste den notwendigen Durchblick, damit Ihr Umzug zum neuen Standort reibungsfrei verläuft und Sie sich schnell wieder Ihrem Unternehmen widmen können.
VOR DEM UMZUG
Mitarbeiter informieren:
- Mitarbeiter über den geplanten Standortwechsel informieren
- Dabei die Entfernung des neuen Standortes berücksichtigen, da eventuell Mitarbeiter aufgrund eines längeren Anfahrtsweges kündigen könnten.
- Gründe bzw. Vorteile des Standortwechsels bekannt geben
- Bilder des neuen Standortes herzeigen, um Mitarbeiter für den Umzug zu begeistern
Geschäftspartner und Kunden informieren:
- Geschäftspartner und Kunden über den geplanten Standortwechsel informieren (zB E-Mail-Signatur, Rundschreiben, Newsletter)
Mietvertrag und Umzugstermin:
- Miet- bzw. Kaufvertrag für das neue Firmengebäude bzw. die Räumlichkeiten am neuen Firmenstandort unterzeichnen
- Termin für die Gebäudeübergabe mit dem neuen Vermieter bzw. Verkäufer vereinbaren
- schriftliche Kündigung des bestehenden Mietvertrags fristgerecht einreichen
- Terminübergabe mit Vermieter oder Käufer der alten Firmenräumlichkeiten vereinbaren.
- Genauen Umzugstermin festlegen und Mitarbeiter darüber informieren (zB E-Mail, Newsletter)
Planung:
- Angebot bzw. Kostenvoranschlag für den Firmenumzug einholen
- Umzugstermin vereinbaren
- Falls notwendig,Halteverbotszonen beim alten und neuen Standort für den Umzugstag vereinbaren
- Versicherung über Standortwechsel informieren und Versicherungspolizzen an den neuen Standort anpassen
Kündigungen bzw. Ummeldungen:
- Wartungsverträge kündigen bzw. auf den neuen Standort ummelden (Heizung, externe IT-Technik, Alarmanlagen, etc.)
- Verträge bei den jeweiligen Anbietern kündigen bzw. an den neuen Firmensitz anpassen (Internet, Strom, etc.)
Vorbereitung, Entsorgung und Reinigung:
- Relevante Dokumente für das Unternehmen sicher verwahren (z.B. Safe, Bankschließfach)
- Möbel und Geschäftsausstattungen, die nicht mehr benötigt werden, entsorgen lassen
- Alte Dokumente (datenschutzgerecht) vernichten
- Reinigungsunternehmen beauftragen
Gebäudeübergabe:
- Zählerstände ablesen und notieren (Gas, Wasser, Strom)
- Altes Firmengebäude – mit unterzeichnetem Übergabeprotokoll – an Vermieter bzw. Käufer übergeben
- Hinweis: Schlüssel für das Firmengebäude rechtzeitig von den Mitarbeitern zurückfordern, damit sie bei der Übergabe vollständig sind.
NACH DEM UMZUG
Einzug in das neue Firmengebäude:
- Zustand des Gebäudes du der Räumlichkeiten kontrollieren, dokumentieren und fotografieren
- Sollten Mängel beim Kontrollieren auftauchen, diese dem Vermieter bzw. Verkäufer melden.
- Zählerstände kontrollieren und notieren (Gas, Wasser, Strom)
Organisatorisches:
- Rechnungen, die den Umzug betreffen, für die Steuererklärung sammeln
- Geschäftspartner, Lieferanten und Kunden nochmal über den neuen Standort informieren und Adresse bekannt geben
- Empfohlen: Postnachsendeauftrag
- Einweihungsfeier am neuen Firmenstandort veranstalten.